Форму Бланка Журнала Регистрации Корреспонденции
Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции. Наименование организации на бланке документов должно. Jan 30, 2017 - Журналы учета, бланки, печати, книги, базы данных - все. Журнал регистрации входящих документов - применяется. Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме,.
Для чего нужен данный документ на предприятии Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:. Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола.
При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг. Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время. Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ. Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции. Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. Дифференцировать входящие документы по степени значимости. Кто занимается его ведением Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации.
В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.
Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему. Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность. То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно. Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1). Инструкция по эксплуатации кондиционера.
Форма Бланка Журнал Регистрации Корреспонденции
Форма Бланка Журнала Регистрации Корреспонденции
Тригонометриялы функциялар слайд. Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках. В конце книги, в отличие от, не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов.
На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи. Правила и порядок его заполнения В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management.
Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:. Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами. Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о, доклад о, извещение о ), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается. Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения. В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы. Здесь вы можете бесплатно скачать и в виде файлов Excel В электронном виде он ведётся в формате XLS, DOC и DOCX, и тогда в бумажном виде фиксация не производится. На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу.
Компьютерная программа автоматически присваивает зарегистрированному документу порядковый номер, и любой сотрудник организации сможет на своём рабочем месте найти необходимый документ. Помимо стандартных граф, в электронной версии имеются графы «название структурного подразделения», «количество листов в документе и приложении», «вид документа». Ведение фиксации документов в одной из специальных программ вы можете посмотреть на видео: Срок хранения Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения. Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности. Согласно статьям 258, 538 и 683-А данного перечня, данный журнал хранится 5 лет. Решением Коллегии Росархива от 6.02.2002 г., статья 3.5 журнал, сдаваемый в архив, не прошивается и не нумеруется.